zabika.ru 1 2 3 ... 26 27




ГЛАВА 2

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ




Документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации организаций, их структурных подразделений (постановления, решения, приказы, протоколы, учредительные договоры, свидетельства о государственной регистрации, акты и др.)

Постоянно

Постоянно

10 лет

После ликвидации организации



Положения о Министерстве, организациях (уставы организаций)

Постоянно

Постоянно

10 лет

При условии замены новыми



Проекты положений о Министерстве, организациях (уставов организаций) и документы по их разработке (докладные записки, справки, сведения, отзывы и др.)

3 года

3 года

3 года






Структуры и штатная численность (структуры), организационно-административные схемы Министерства, организаций, сети подчиненных Министерству организаций:











24.1.

по месту составления

Постоянно

Постоянно

10 лет

При условии замены новыми

24.2.

присланные для сведения

До минования

надобности

До минования

надобности

До минования

надобности






Положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) Министерства, организаций

Постоянно

Постоянно

10 лет

При условии замены новыми



Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации:













26.1.

по месту разработки (утверждения)

Постоянно

Постоянно

До замены новыми




26.2.

присланные для руководства (сведения)

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми




Проекты регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности






Должностные инструкции работникам

50 лет

50 лет

50 лет

После замены новыми.
Типовые – постоянно по месту утверждения



Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций

3 года

3 года

3 года






Штатные расписания

Постоянно

Постоянно

10 лет






Переписка по основной деятельности

Постоянно

Постоянно

5 лет








Переписка по административно-хозяйственным вопросам


3 года

3 года

3 года

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства



Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.)

Постоянно

Постоянно

10 лет






Документы по основной деятельности, представляемые работниками руководству Министерства, организаций (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет






Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей Министерства, организаций

Постоянно

Постоянно

75 лет






Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников Министерства, организаций

3 года

3 года

3 года





Документы по истории организаций (исторические и тематические обзоры, тематические альбомы фотографий и др.)




Постоянно

До минования

надобности









Документы об организации и проведении государственных праздников, праздничных дней, торжеств, праздновании памятных дат (доклады, протоколы, сведения, переписка и др.):













38.1.

по месту проведения

Постоянно

Постоянно

10 лет




38.2.

в других организациях

1 год

1 год

1 год




ГЛАВА 3

ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ




Документы об организации и состоянии правовой работы (отчеты, справки, сведения и др.)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет





Документы о разъяснении порядка применения актов законодательства (информации, справки, сведения, переписка и др.)


3 года

3 года

3 года






Доверенности на представительство интересов Министерства, организаций, структурных подразделений Министерства, организаций

3 года

3 года

3 года

После прекращения действия доверенности






Доверенности на совершение сделок



3 года

3 года

После прекращения действия доверенности, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства



Доверенности на право управления организацией, подразделением организации



Постоянно

75 лет






Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним

3 года

3 года

3 года

После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля




Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности

3 года

3 года

3 года






Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности

3 года

3 года

3 года






Документы, представляемые в судебные органы (исковые заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.)

3 года

3 года

3 года

После вынесения решения



Копии решений, приговоров, частных определений, постановлений

3 года

3 года

3 года

После вынесения решения



Копии документов, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)

3 года

3 года

3 года

После вынесения решения


Документы по досудебному разрешению споров (акты, протоколы, справки и др.)


3 года

3 года

3 года






Претензионная переписка

3 года

3 года

3 года






Журналы учета претензий и исковых заявлений

3 года

3 года

3 года






Книги, журналы учета юридических консультаций

3 года

3 года

3 года




ГЛАВА 4

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ




Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет

В случае неоднократного обращения – 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности Министерства, организаций, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества – постоянно

Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.):













55.1.

по месту составления

Постоянно

Постоянно

10 лет




55.2.

присланные для сведения

5 лет

5 лет

5 лет









Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц

5 лет

5 лет

5 лет






Книги замечаний и предложений

5 лет

5 лет

5 лет

После окончания ведения и передачи в архивы Министерства, организаций


Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, информации, справки, переписка и др.)


5 лет

5 лет

5 лет

После окончания ведения и передачи в архивы Министерства, организаций книги замечаний и предложений



Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.):













59.1.

по месту составления

Постоянно

Постоянно

10 лет




59.2.

присланные для сведения

5 лет

5 лет

5 лет









Графики личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц

1 год

1 год

1 год

После замены новыми



Графики проведения ”прямых телефонных линий“ и ”горячих линий“

1 год

1 год




После замены новыми



Книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц

5 лет

5 лет

5 лет






Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе ”прямых телефонных линий“ и ”горячих линий“ (докладные записки, справки, переписка и др.)

5 лет

5 лет








Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе ”прямых телефонных линий“ и ”горячих линий“

5 лет

5 лет











Документы о подготовке проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля, за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (уведомления, предписания, заявления, переписка и др.)

5 лет

5 лет

5 лет





Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля, за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет

При условии проведения следующей проверки



Документы о подготовке проведения проверок соблюдения Министерством, организациями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (уведомления, предписания, переписка и др.)

5 лет

5 лет

5 лет









Документы о результатах проведения проверок соблюдения Министерством, организациями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки), предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет

При условии проведения следующей проверки

ГЛАВА 5

делопроизводство




Типовые и примерные номенклатуры дел:













69.1.

по месту разработки (утверждения)



Постоянно

До минования

надобности




69.2.

присланные для руководства (сведения)

До минования надобности

До минования

надобности

До минования надобности






Номенклатуры дел:













70.1.

Министерства, организаций

Постоянно

Постоянно

10 лет




70.2.

структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) Министерства, организаций

1 год

1 год

1 год

После утверждения номенклатуры дел Министерства, организации



Выписки из номенклатур дел Министерства, организаций

3 года

3 года

3 года










Документы по учету бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (акты, справки и др.)

3 года

3 года

3 года






Журналы учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

3 года

3 года

3 года






Переписка об организации и совершенствовании деятельности в сфере делопроизводства

3 года

3 года

3 года






Документы о нарушении порядка пересылки документов (акты, переписка и др.)

1 год

1 год

1 год






Документы об учете и анализе объема документооборота Министерства, организаций (справки, сводки, сведения и др.)

3 года ЭПК

3 года ЭПК

3 года






Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки, графики, сводки, контрольные листы и др.)

3 года

3 года

3 года






Табели, альбомы унифицированных форм документов Министерства, организаций

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми






Документы с грифом ”Для служебного пользования“ (указы, постановления, поручения и др.)

10 лет ЭПК

10 лет ЭПК

10 лет









Регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний:













80.1.

по основной деятельности

Постоянно

Постоянно

10 лет

Подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив (далее – госархив), если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата


80.2.

по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

5 лет

5 лет




80.3.

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в
пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

75 лет

75 лет

75 лет




80.4.

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3 года

3 года

3 года




80.5.

приказов по личному составу обучающихся



75 лет

75 лет




Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

3 года

3 года

3 года






Журналы (реестры) регистрации входящих и исходящих документов с грифом ”Для служебного пользования“

10 лет

10 лет

10 лет









Журналы регистрации документов, связанных с осуществлением административных процедур

3 года

3 года

3 года






Реестры на отправленную корреспонденцию

1 год

1 год

1 год






Заказы, заявки на выполнение работ с использованием компьютерной, множительной техники

1 год

1 год

1 год





Журналы, сводки учета работ с использованием компьютерной, множительной техники


1 год

1 год

1 год




ГЛАВА 6

РАБОТА АРХИВОВ




Дела фондов (паспорта архивов Министерства, организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.)

Постоянно

Постоянно

До минования

надобности









Протоколы заседаний Центральной экспертной комиссии Министерства,

экспертных комиссий организаций и документы к ним

Постоянно

Постоянно

10 лет






Документы о составе и содержании документов архивов Министерства, организаций (обзоры, справки, тематические перечни и др.)

Постоянно

Постоянно







Переписка об организации и совершенствовании работы архивов Министерства, организаций


3 года

3 года

3 года






Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей архивов Министерства, организаций (лиц, ответственных за архив)

Постоянно

Постоянно

75 лет






Графики приема дел в архивы Министерства, организаций, графики передачи дел на постоянное хранение в госархивы

1 год

1 год

1 год






Договоры хранения:













93.1.

документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на постоянное хранение в госархивы до истечения сроков их временного хранения в архивах Министерства, организаций

3 года

3 года



После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при

условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля

93.2.

документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на хранение в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов




3 года

3 года

После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля



Договоры о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь

3 года

3 года



После окончания срока действия договора



Журналы регистрации договоров хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на постоянное хранение в госархивы до истечения сроков их временного хранения в архивах Министерства, организаций

3 года

3 года











Журналы регистрации договоров хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на хранение в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов



3 года

3 года




Журналы регистрации договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь

3 года

3 года








Сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного хранения, справочный аппарат к ним

Постоянно

Постоянно








Сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) по личному составу

75 лет

75 лет

75 лет






Сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) временного (свыше 10 лет) хранения

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности









Описи дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) Министерства, организаций

1 год

1 год

1 год

После утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению


  1. 1

Карточки постеллажных, пофондовых топографических указателей

1 год

1 год

1 год

После замены новыми

  1. 1

Журналы регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха

1 год

1 год

1 год




  1. 1

Книги выдачи дел из архивов Министерства, организаций

3 года

3 года

3 года

После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах Министерства, организаций



<< предыдущая страница   следующая страница >>